BEZPIECZNE PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW – NOWA DEFINICJA PRZECHOWYWANIA DANYCH ZGODNA Z RODO
Konieczność przechowywania dokumentacji w formie papierowej, w tym dokumentacji zawierającej dane osobowe to nieodłączny element prowadzenia działalności każdego przedsiębiorstwa. W dobie cyfryzacji nie wszystko można jeszcze załatwić w formie elektronicznej – ważne dokumenty, pisma, akta osobowe nadal produkowane są w formie papierowej. Ogromne ilości danych są siłą napędową każdej organizacji bez względu na branżę w której funkcjonuje. Zarządzanie i ochrona tych cennych zasobów jest zatem niezwykle istotna z punktu widzenia organizacji firmy. Aby w to wszystko nie wkradł się chaos, należy zadbać o odpowiednie archiwizowanie dokumentów.
Archiwizowanie dokumentów to bardzo ważny, a zarazem żmudny proces, którego zaniedbanie może prowadzić do poważnych sankcji zarówno prawnych, jak i ogromnych kar finansowych. Ustawa o ochronie danych osobowych nie definiuje sposobu przechowywania i archiwizowania dokumentów zawierających dane osobowe, należy jednak stosować odpowiednie zabezpieczenia adekwatne do wartości danych oraz ewentualnych zagrożeń.
Wszystkie rozwiązania służące do przechowywania dokumentacji produkowane przez Temrex posiadają zabezpieczenia zgodne z Rozporządzeniem RODO. Dzięki rozwiązaniom archiwizacyjnym, kompleksowym oraz dostosowanym do indywidualnych potrzeb znacznie zwiększa się przestrzeń użytkowa w biurach, zasoby archiwalne zostają w prosty sposób skatalogowane, zapewniony zostaje wysoki poziom bezpieczeństwa danych, które podlegają ochronie prawnej i tajemnicy handlowej.
Najprostszym regałem do przechowywania dokumentacji jest szafa Biclass – system obrotowy dostosowany do organizacji bieżącej pracy. W szafach tych istnieje możliwość regulacji półek dopasowanych do wysokości aktualnie przechowywanej dokumentacji. Szafa obrotowa Biclass stanowi najbardziej niezawodne zabezpieczenie dla wszelkiego rodzaju akt, teczek i materiałów biurowych zawierających zarówno dane osobowe pracowników, jak i Klientów.
Giroclass – regały karuzelowe – rozwiązanie do automatyzacji składowania dokumentów, do których czas dostępu powinien być jak najkrótszy. Niezawodny, optymalny i ergonomiczny projekt oszczędzający zarówno czas, jak i powierzchnię. Dzięki zastosowaniu różnych wysokości półek, szuflad, pojemników, szuflad teleskopowych można przechowywać każdy rodzaj dokumentacji. Zastosowanie kurtyny zamykanej na klucz gwarantuje bezpieczeństwo.
System regałów jezdnych Mobiclass przeznaczony jest w szczególności do zastosowania w archiwach, biurach, bibliotekach, magazynach, muzeach. Ten typ regałów może posiadać dodatkowe elementy wyposażenia jak np. wysuwane półki, szuflady teleskopowe na dokumentację podwieszaną, stół roboczy, szuflady – podnosi to znacznie efektywność oraz ułatwia pracę.
Od kilku lat systemy archiwizacyjne przechodzą rewolucję. Regały do archiwów są nowoczesne o ciekawym designie, często malowane w barwach tożsamości korporacyjnej przedsiębiorstwa. Wszystkie regały dopasowujemy do wymiarów przechowywanych dokumentów. W przypadku konieczności wysoko wyspecjalizowanego przechowywania np. w środowisku kontrolowanym, firma Temrex zaprojektuje i wyprodukuje spersonalizowane miejsce przechowywania, spełniające wymagania Klienta.
